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Aufgaben

Macht im OK eine Liste mit allen anstehenden Aufgaben, die euch in den Sinn kommen, bildet Ressorts daraus und bestimmt dafĂĽr verantwortliche Personen.

Einigt euch auch darauf, wer nach aussen wofür als Ansprechperson gilt (z.B. für Behörden, für Medien etc.)


Ressorts könnten sein:
-Gesamtleitung/ Bewilligungen/ Kontakt mit Anwohner/innen
-Finanzen/ Fundraising
-Öffentlichkeitsarbeit/ Werbung/ Tickets/ Vorverkauf/ Gästeliste
-Sicherheit (Security, Gesundheit und Jugendschutz- enge Zusammenarbeit mit Catering, Versicherung)
-Bandbetreuung/ DJ’s/ Backstage
-Technik/ Infrastruktur (Strom, Wasser, BĂĽhne, Licht, Sound..)
-Putzteams/Aufstellen/ Abräumen/ Verantwortlich für Helfer/innenbetreuung
-Verkehr, Parkplätze, Fahrgelegenheiten organisieren etc.
-Catering (Bars, Stände..)


Macht ab, wie ihr miteinander kommuniziert und jede/r sagt am besten jetzt, wie viel Zeit er/sie wann investieren will und kann. Darauf sollten die andern sich dann verlassen können.


Überlegt auch grundsätzlich für euren Anlass bei vielen Schritten, wie gewisse Dinge wohl auf Männer/ Frauen wirken (z.B. wie wirkt ein Flyer? Wie fühlen sich Männer/ Frauen an bestimmten Orten etc.) Mehr zu diesem Thema:
www.lustaufgender.ch/index.html


Bewilligung einholen

Infos und Offerten einholen

Budget erstellen und Sponsoren suchen. Wenn das Geld da ist resp. versprochen ist, sollten erst Aufträge an Firmen erteilt werden und Material gemietet werden etc.

Werbung: Plakate, Flyer etc. , Einträge in verschiedene Kalender

Material mieten und bestellen fĂĽr Musik, Licht/ Bars/ Eintritte/ Essen, Trinken etc.

Helfer/innen suchen

Ă–ffentlichkeitsarbeit: Medien einladen und mit Infomaterial versorgen

Zeitplan des Anlasses selber erstellen und Jobs einteilen


RaumĂĽbernahme: Protokoll machen, wie der Raum vorher eingerichtet war, falls man ihn wieder gleich abgeben muss.

Aufbau: Vergesst hier nicht, schon lange vor dem Anlass mit der Feuerpolizei Kontakt aufzunehmen und von ihr abklären lassen, ob das von euch verwendete Dekomaterial erlaubt ist.

Viel Spass!

Auswertung/ Abschluss. Geschafft! Trefft euch sobald wie möglich nach dem Anlass und besprecht, wie es gelaufen ist und was ihr ein nächstes Mal anders machen würdet.

Und schickt eure Erfahrungen auf diese homepage, dass andere auch davon profitieren können…
Kontakt



Jetzt stehen noch die Schlussrechnung an und euer Entscheid, was mit einem allfälligen Gewinn geschieht.
Nun noch Dankesbriefe, Geschenke an Leute, die euch unterstĂĽtzt haben, und vielleicht eine kleine Party fĂĽrs OK und die Helfer/innen fĂĽr die grosse Arbeit?





 
 
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